بسیاری از افراد متد صفر کردن اینباکس را یکی از طریقه‌های خوب برای مدیریت زمان می‌دانند، درصورتی‌که متدهای کاربردی دیگری می‌توانند جایگزین این کار شوند.

داشتن وسواس فکری در مورد صفر کردن تعداد پیغام‌های خوانده‌نشده بی‌اهمیت‌ترین چیزی اســت که زمان شما را در طول روز هدر خواهد داد. به‌طور کلی ۲ رویکرد اساسی برای مدیریت زمان وجود دارد. یکی از این رویکردها مفید اســت و می‌تواند کمک زیادی به شما در مدیریت زمان بکند؛ اما دیگری برخلاف تصور خیلی‌ها، تأثیر مفیدی در صرفه‌جویی در زمان ندارد.

  • رویکردی که مؤثر اســت: انجام دادن کارها بر اساس اولویت.
  • رویکردی که مؤثر نیست: انجام دادن همه‌ی کارهایی که در لیست انجام کار وجود دارد.

    b7f68a66 43b2 4f45 a0a6 8d5c5c57973b خالی کردن اینباکس؛ ناکارآمدترین طریقه مدیریت زمان

اســتیون کاوی و تونی رابینز  نویسنده‌هایی هستند که در کتاب‌های خود از رویکرد اول زیاد صحبت می‌کنند. به‌عنوان مثال کاوی در کتاب ۷ عادت مردم بسیار موفق، کارهای روزانه‌ی مردم را به ۴ دسته تقسیم‌بندی می‌کند:

۱- حیاتی و ضروری

۲- حیاتی و غیر ضروری

۳- غیر حیاتی و ضروری

۴- غیر حیاتی و غیرضروری

در سیستم کاوی افراد موفق و مدیران کارآمد کارهای خودشان را دقیقا با همین اولویت انجام می‌دهند. زمانی که بتوانید کارهای ضروری اما غیر حیاتی را تشخیص بدهید و دیرتر به سراغ آن‌ها بروید، آنگاه می‌توانید زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.

سیستم مدیریت زمان رابینز مشابه کاوی اســت؛ با این تفاوت که اولویت لیست را به انجام کارهای حیاتی و غیرضروری می‌دهد. او معتقد اســت که این کار در زمان شما به‌شدت صرفه‌جویی می‌کند. اما او هم مانند کاوی معتقد اســت که کارهای غیر حیاتی باید از اولویت کمتری برخوردار باشند.

هر ۲ متد کاوی و رابینز، مدیریت کردن زمان را به دست خودتان می‌سپارد؛ نه اینکه دیگران برای شما تصمیم بگیرند که زمان خود را چگونه باید صرف کنید. مدیریت زمان بر اساس اولویت‌های دیگران و انجام دادن کارهایی که برای آن‌ها حیاتی اســت، باعث می‌شود کنترل زمان شما دست خودتان نباشد و در واقع کارهایتان بر اساس اولویت دیگران تنظیم شود.

8852f956 b6b7 452b 93b8 80a02c51ef72 خالی کردن اینباکس؛ ناکارآمدترین طریقه مدیریت زمان

افرادی که رویکرد دوم یعنی انجام دادن همه‌ی کارهای موجود در لیست انجام کار را پیشنهاد می‌دهند، افرادی هستند که بیشتر بر چگونه سریع انجام دادن کارها تمرکز می‌کنند؛ نه اینکه کارها را بر اساس میزان اهمیت اولویت‌بندی کنند و اینجا اســت که راه‌حل صفر کردن اینباکس مطرح می‌شود. صفر کردن اینباکس راه‌ حلی برای مدیریت زمان اســت که در آن شما باید هر روز ایمیل‌های خوانده‌نشده‌ی خودتان را به صفر برسانید (چه از طریق باز کردن آن‌ها و خواندن و چه از طریق پاک کردن). به عبارت دیگر، متد صفر کردن اینباکس، زمان باارزش و انرژی ذهنی شما را برای اولویت هر شخص بیکاری که برایتان پیغام فرستاده اســت هدر می‌دهد و تنها فایده‌ای که برای شما دارد این اســت که به مدت ۳۰ ثانیه خیالتان راحت خواهد شد که هیچ پیغام ناخوانده‌ای ندارید.

چرا یک شخص باید حاضر باشد که این زمان و انرژی را روی ایمیل‌های خود بگذارد؟ در حالی که بهترین کار در مواجهه با یک اینباکس شلوغ این اســت که ایمیل‌های حیاتی را تشخیص بدهید، آن‌ها را بخوانید و بقیه را نادیده بگیرید. حیاتی نیست که هزاران ایمیل خوانده‌نشده در اینباکس خود داشته باشید؛ حیاتی این اســت که وقت و انرژی خودتان را برای پیغام‌های غیر حیاتی صرف نکنید و وقت خود را برای انجام دادن کارهای حیاتی‌تر بگذارید.

8cdc1aaa 434d 47b1 8ef5 bad993cf5b45 خالی کردن اینباکس؛ ناکارآمدترین طریقه مدیریت زمان

یاد بگیرید که زمان خود را به یک مرور مختصر و مدیریت پیغام‌های حیاتی اختصاص دهید. برای تسهیل کار خود می‌توانید با اســتفاده از فیلتر، ایمیل‌هایی را که از یک شخص خاص هستند یا موضوع خاصی دارند، در اینباکس خود مشاهده کنید و تنها آن‌ها را بخوانید. به عبارت دیگر، ایمیل‌های شما مانند حجم زیادی از اطلاعات هستند که با باز کردن توییتر در مرورگر شما نمایش داده می‌شوند و شما باید مطالب حیاتی را از مطالب غیر حیاتی جدا کنید. مطمئنا رویکردها و راه‌حل‌های دیگری نیز وجود دارند که در مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند. تنها چیزی که باید به خاطر بسپارید این اســت که زمان شما بسیار باارزش‌تر از این اســت که صرف انجام کارهای بیهوده‌ای مانند خواندن ایمیل‌های غیر حیاتی شود.

جدیدترین و داغترین مطالب دنیای جالب تکنولوؤی ها در سایت توما
مطالب گوناگون از از اخبار دنیای وب و تکنولوژی

نوشته خالی کردن اینباکس؛ ناکارآمدترین طریقه مدیریت زمان اولین بار در مجله آنلاین توما. پدیدار شد.

اشتراک در شبکه اجتماعی

گوگل پلاس فیسبوک تویتر لینکدین دیگ کلوب فیسنما